Työkalu avuksi priorisointiin
Priorisointia ja ajanhallintaa voi harjoitella ja sen helpottamiseksi on olemassa erilaisia metodeja ja työkaluja. Tässä postauksessa esittelen metodin nimeltään Eisenhowerin matriisi.
Työkalu on nimetty Yhdysvaltain entisen presidentin mukaan ja perustuu työtehtävien jakamiseen nelikentälle. Nelikentän on tarkoitus visualisoida ja auttaa hahmottamaan, mihin asioihin tulisi keskittyä. Toisin sanoen siis mitä tulisi priorisoida.
Eisenhowerin matriisin nelikenttä jakaantuu neljään eri kategoriaan kahden akselin mukaisesti: tehtävän tärkeyden ja kiireellisyyden.
1. Tärkeä, kiireellinen. Mitä tehdä: toimi heti.
Nämä tehtävät tärkeitä ja kiireellisiä ja vaativat välitöntä huomiotasi. Tee nämä siis heti. Nämä tehtävät saattavat ilmestyä to do -listallesi nopeallakin varoitusajalla joten tällaisille tehtäville kannattaa varata ennakkoon aikaa jokaisesta työpäivästäsi.
2. Tärkeä, ei-kiireellinen. Mitä tehdä: aikatauluta.
Nämä tehtävät ovat tärkeitä, mutta ei kiireellisiä. Nämä tehtävät ovat yleensä niitä, jotka vievät aidosti oman työnkuvasi (tai tiimin, osaston tai yrityksen) tavoitteita ja päämääriä eteenpäin ja vaativat aikaa, keskittymistä ja suunnittelua. Näille tehtäville kannattaa varata erikseen selkeät ajat kalenterista, sillä nämä tuppaavat jäämään kiireellisten tehtävien jalkoihin.
3. Ei-tärkeä, kiireellinen. Mitä tehdä: delegoi, automatisoi tai tee nopeasti pois alta.
Nämä tehtävät ovat kiireellisiä mutta eivät tärkeitä. Yleensä tämän kategorian työt ovat sitä kuuluisaa silpputyötä, joka vie paljon aikaa, mutta ei oikeasti edistä mitään. Onko näitä mahdollista delegoida tai automatisoida? Mikäli ei, niin nämä kannattaa tehdä vain nopeasti pois alta, ehkä jopa laadusta tinkien.
4. Ei-tärkeä, ei-kiireellinen. Mitä tehdä: poista tehtävälistalta.
Nämä tehtävät ovat pikkusälää, jonka hoitaminen ei ole kiireellistä eikä myöskään tärkeää. Tee nämä tehtävät silloin, kun löydät kalenteristasi tyhjää aikaa. Voisiko nämä tehtävät heittää suoraan roskakoriin?
Herättääkö tämä ajatuksia? Lisää ajanhallintavinkkejä löydät ladattavasta työkirjastani. Tästä työkirjaan.
Jatketaanko keskustelua somessa?
Instagram: @assarietco
LinkedIn: Tara Vallimäki